仕事の優先順位の付け方

仕事が溢れて何から手をつけたらいいかわからない..

 

そんなことが誰にでもあると思います。

私も残業バッチこい!のIT業界に身を置いてきたのでタスクは山盛り、突発トラブルなんて当たり前、常に何かに追われている感覚がありました。

 

優先順位の付け方の本を読むと
「重要性×締切で優先順位をつけよう」ということが書いてありますが、どれも重要に見えますし、締切も「なる早で!」というものが殆どであった為、優先順位の付け方に悩んでしまいました。

 

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そんな中で私がたどり着いた考えが「重要性×締切×アウトプットまでに携わる人数」という優先順位付けのフレームワークです。

 

簡単に言えば、アウトプットまでに携わる人数が多い案件から優先していく、という考え方です。重要性や締切は参考要素としました。

 

とにかく見積もりでも承認でも、資料作成でも、まずは何人が携わるか数えます。

 

Aさんが資料の構成を作り、Bさんが専門技術に関する記述をし、Cさんが見積もりを行い、Dさんが承認申請し、Eさんが承認し、Fさんが印刷し、Aさんが提出する仕事であれば、6名が携わります。

更にクライアント側で担当者が内容を確認し、稟議を上げ、課長→部長→管掌役員が決済するのであれば10名ですね。

 

私は1名で完結する緊急重要案件があっても、10名が携わる締切まで余裕がある仕事から手をつけます。優先順位付けは関係者の数で決めることにしているのでとてもわかりやすいです。同数の場合のみ重要性や締切を比較します。

 

タスクが進まない原因の多くは自分では進められないことに起因します。

部長が急な出張で見積もりを承認してくれない、技術部門がトラブル対応で会議に出席できない、派遣社員が風邪でお休みで事務処理が進まない..など、ボトルネックの多くは私の影響の範囲外の出来事に起因して発生するのです。

他人起因のボトルネック発生リスクを少しでも抑えるには、できるだけ余裕を持って仕事を依頼するしかありません。

よって、仕事が発生したらできるだけ早く他人に依頼すべき部分を見つけて依頼を出します。携わる人数が多いものから優先的にそれを行うべきです。

 

そんなこと言ったって明日クライアント訪問でその準備ができてないんだよ、ということもあるかと思います。私もこのルールを始める際にはありました。でも、そこは諦めてください。これは良いサイクルを生み出すための犠牲です。

 

余裕がない時には、人に依頼が必要な仕事よりも自分でなんとかできる仕事を優先しがちです。そのような取り組み方では、目の前の一つの仕事は締切に間に合うかもしれませんが、それに対処した時間で他の仕事は進まず借金が溜まっていきます。

人に依頼を出した後、自分でなんとかできる仕事に取り組めば、自分が一つのタスクと向き合っている間に他人が複数の仕事を進めてくれます。

これができるようになれば、徐々に良いサイクルの中に身を置けるようになります。タスクの締切に追われ続けることは少なくなっていき、余裕が出てくるのです。

 

無責任な言い方ですが、騙されたと思って是非実践してみてください。

優先順位付けは関係者の数で決めるというとてもシンプルなルールが、仕事の流れを変えてくれるはずです。